第5回 会議を活性化する質問
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「何か意見はありますか？」
会議でリーダーがそう聞いても、誰も発言しない。
しばらく沈黙が続き、結局リーダーが自分の考えを話し始める。
あるいは、いつも同じメンバーだけが発言し、ほかの人は黙って聞いている。
そんな会議になっていないでしょうか。
会議は、本来、さまざまな考えや経験を持つ人たちが集まり、一人では思いつかないアイデアや解決策を見つける場です。
ところが、質問の仕方によっては、せっかくの意見が引き出されないことがあります。
今回は、質問によって会議をどう変えられるのかを考えてみます。
■ 「何か意見はありますか？」では意見が出ない
「何か意見はありますか？」
決して悪い質問ではありません。
しかし、この質問には少し難しいところがあります。
何について意見を言えばいいのか。
賛成意見なのか、反対意見なのか。
新しいアイデアを求められているのか。
質問の範囲が広すぎて、答えにくいことがあるのです。
そこで、少し具体的にしてみます。
「この案のよいところは、どこだと思いますか？」
「実行するときに、心配なことはありますか？」
「お客様の立場だったら、どう感じるでしょうか？」
こう聞かれると、考える入口ができます。
意見が出ないときは、質問を少し具体的にしてみる。
それだけでも、会議の雰囲気が変わることがあります。
■ いつも同じ人だけが発言していないか
会議では、発言する人が偏ることがあります。
積極的に話す人がいる一方で、ほとんど話さない人もいる。
リーダーとしては、
「もっとみんなに発言してほしい」
と思うかもしれません。
でも、発言しない人に突然、
「○○さんはどう思う？」
と聞くと、プレッシャーになることもあります。
そこで、質問の前に少し工夫してみます。
例えば、
「この案について、よいと思うところを一つ考えてみてください」
と伝え、1分ほど考える時間をつくる。
そのあと、一人ずつ話してもらう。
あるいは、二人組で意見を交換してから、全体で共有する。
こうすると、いきなり大勢の前で話すよりも、発言しやすくなります。
質問するだけでなく、答えやすい場をつくることも大切です。
■ 会議には「広げる質問」と「絞る質問」がある
会議がうまく進まない理由の一つに、話し合いの目的がはっきりしていないことがあります。
新しいアイデアを出したいのか。
出てきた案を比較したいのか。
最終的に何かを決めたいのか。
目的によって、必要な質問は変わります。
例えば、新しいアイデアを出したいときには、
「ほかにどんな方法が考えられる？」
「もし予算の制約がなかったら？」
「これまでと反対のやり方をするとしたら？」
といった質問が役立ちます。
これは、考えを広げる質問です。
一方、いくつかの案から選びたいときには、
「今回、一番大切にしたいことは何？」
「実現するうえで、どの案がよさそう？」
「まず試してみるなら、どれにする？」
と聞いてみます。
こちらは、考えを絞る質問です。
アイデアを広げたいときに、すぐに「どれが一番いい？」と聞いてしまうと、話し合いが早く終わってしまいます。
反対に、何かを決めたいときに「ほかには？」と質問し続けると、いつまでも結論が出ません。
今は広げる時間なのか、絞る時間なのか。
それを意識するだけでも、会議は進めやすくなります。
■ 意見が違ったときこそ、質問してみる
会議で意見が対立すると、少し緊張した雰囲気になることがあります。
Aさんは「早く実行したい」。
Bさんは「もう少し慎重に進めたい」。
そんなとき、リーダーがすぐに、
「では、A案でいきましょう」
と決めてしまうこともあるでしょう。
もちろん、時間や状況によっては判断が必要です。
でも、その前に質問してみます。
「Aさんが早く進めたい理由は何でしょう？」
「Bさんが心配しているのは、どんなことでしょう？」
すると、Aさんは機会を逃したくないと考え、Bさんは失敗のリスクを減らしたいと考えていることが分かるかもしれません。
意見は違っていても、どちらもチームのことを考えている。
そんなことに気づく場合があります。
意見の違いをなくすのではなく、その背景を知る。
質問には、対立しているように見える意見を、建設的な話し合いにつなげる力があります。
■ リーダーが最初に答えを言わない
会議の冒頭で、リーダーが、
「私はA案がいいと思っています。みなさんはどうですか？」
と聞いたら、どうでしょう。
メンバーは、リーダーの意見に反対しにくくなるかもしれません。
特に、リーダーの判断が強い影響力を持つチームでは、その傾向が生まれやすくなります。
そこで、まずメンバーの考えを聞いてみます。
「今回の課題について、どんな方法が考えられますか？」
「それぞれ、どんなメリットがありそうですか？」
リーダー自身の考えを伝えるのは、そのあとでもかまいません。
もちろん、すでに決まっていることや、変更できない条件があるなら、最初に説明する必要があります。
大切なのは、メンバーの意見を求めるのであれば、本当に意見を受け止める姿勢を持つことです。
質問する前から答えが決まっているのなら、それは意見を求める場ではなく、説明する場なのかもしれません。
■ 会議の最後にも質問してみる
会議が終わるとき、
「では、今日はここまで」
で終わっていないでしょうか。
せっかく話し合っても、何が決まったのか、次に何をするのかが曖昧なままでは、仕事につながりません。
そこで、最後に質問してみます。
「今日、何が決まりましたか？」
「次に、誰が何をしますか？」
「まだ確認しておくことはありますか？」
こうした質問によって、話し合いを次の行動につなげることができます。
さらに、
「今日の話し合いで、気づいたことはありますか？」
と聞いてみるのもよいでしょう。
会議そのものを振り返ることで、次の会議をよりよくするヒントが見つかるかもしれません。
■ 明日から使える3つの質問
今回は、会議の場面に合わせて3つ紹介します。
「この案のよいところと、気になるところは何ですか？」
漠然と意見を求めるのではなく、考える視点を示す質問です。
「ほかに、どんな見方ができそうですか？」
一つの意見に偏らず、違う立場や考え方を引き出す質問です。
「今日の話し合いを受けて、次に何をしましょうか？」
話し合いを結論や具体的な行動につなげる質問です。
会議の中で、どれか一つでも試してみてください。
質問を変えることで、メンバーの反応がどう変わるか。
そこにも注目してみるとよいでしょう。
■ まとめ
会議を活性化するというと、
「もっと発言してもらう」
「議論を盛り上げる」
ということを考えがちです。
でも、発言が多ければよい会議とは限りません。
大切なのは、さまざまな考えが引き出され、それをもとにチームで考え、次の行動につなげられることです。
そのために、リーダーができることがあります。
考えやすい質問をする。
発言しやすい時間をつくる。
違う意見にも耳を傾ける。
そして、話し合いを次の行動につなげる。
会議は、リーダーが一人で進めるものではありません。
メンバーと一緒につくっていくものです。
質問が変わると、会議が変わる。
そして会議が変わることで、チームの考え方や行動も少しずつ変わっていくのではないでしょうか。
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